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Riunione Efficace – Piccoli consigli per non sbagliare

COME PREPARARE UNA RIUNIONE

 

Questa mattina sono stata in un’azienda per individuare con i soci, tre in tutto, le strategie da mettere in campo per sviluppare al meglio l’e-commerce.

Sembra cosa banale e spesso si da per scontato, ma cosa fondamentale è il confronto tra il consulente e il cliente attraverso una RIUNIONE.

Purtroppo ne ho viste molte di riunioni senza senso e che si riducono in una chiacchierata/perdita di tempo su tutti i fronti.

Invece una buona riunione è un’attività strategica che deve essere pianificata.

Il mio contatto quotidiano con imprese più o meno strutturate mi porta oggi a parlarvi di questi incontri, spesso temuti a volte sottovalutati ma necessari!

Riunione EfficaceLe riunioni sono degli incontri che, come suggerisce l’etimologia della parola, riportano ad una ri-unificazione delle persone, che spesso lavorano in ambiti diversi: le discussioni che si sviluppano servono per risolvere un problema o prendere decisioni, tenendo sempre presente la mission aziendale. Il momento della riunione è quindi anche un momento formativo che serve anche a “rispolverare” gli obiettivi delle persone affinate da un unico valore.

Per questi motivi necessario è che la riunione sia preparata e gestita con efficacia

LA RIUNIONE E’ UTILE?

Non diamo per scontato che la riunione convocata sia utile. Di cosa dobbiamo parlare? E’ necessario incontrari? Dobbiamo discutere di un problema da risolvere? Vogliamo fare il punto della situazione? Insomma la riunione convocata a che serve? Che scopo ha?

CI SIAMO TUTTI?

Invitare più di 6 – 8 interlocutori è errato: se ogni persona parla per almeno dieci minuti il tempo della riunione diventa infinito e sicuramente gli obiettivi non potranno essere raggiunti, quindi la riunione non serve!

SIAMO PREPARATI?

Fondamentale è la preparazione degli attori dell’incontro. La riunione inizia con la stesura, e quindi il ricevimento, di un corretto ordine del giorno che indicherà i temi che verranno affrontati e servirà non solo a dare una linea guida ma andrà a regolamentare le tempistiche dell’incontro.

E PER FINIRE?

Per finire una corretta riunione utile sarà il verbale. Se l’ordine del giorno sarà la guida dell’incontro il verbale trarrà le sue conclusioni

Voglio fare una doverosa citazione: PUNTUALITA’ sugli orari e negli interventi e RISPETTO per tutti i partecipanti

 

Buon lavoro e alla prossima riunione!

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